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GoogleドライブでマイクロソフトOfficeファイルを閲覧・編集する方法

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by [2013年6月18日]

 「Googleドライブ」はインターネット上に文書、画像、動画などのファイルが保存できるオンラインストレージサービス。PCやスマホを使って、自宅やオフィスなどいろんな場所からアクセスできるので非常に便利です。しかも、Googleドライブでは、ファイルの閲覧、作成、編集もできるんです!
 そこで、ビジネスシーンにおいて何かと使用する機会が多いWordやExcelなどで作った「Officeファイル」をGoogleドライブで閲覧、編集する方法をご紹介します。

【1】Googleドライブ使用の準備

 まずは、Googleアカウントを利用して、PCとスマホにGoogleドライブのアプリをインストールします。

アカウントがない人は、画面右上の「アカウント作成」から新規作成を。

スマートフォンのアプリ画面。Googleドライブ上のファイルが一覧表示されます。

 PCにアプリをインストールすると、ローカルディスク上にGoogleドライブフォルダが作成されます。そこへファイルをコピーすれば、自動的にアップロード処理がなされます。これでインターネット上へのファイル保存が完了し、PCやスマホなど異なる端末から同一ファイルにアクセスできるようになります。

PCのGoogleドライブフォルダ(左)とインターネット上のGoogleドライブ(右)は常に同期。

【2】PCでOfficeファイルを閲覧、編集

 Googleドライブフォルダ内のOfficeファイルは、ExcelやWordなどを使って閲覧、編集ができます。当然、上書き保存をすれば、次にどの端末からアクセスしてもファイルは更新されています。

【3】スマホでOfficeファイルを閲覧

 スマホでの閲覧は簡単。見たいファイルをタップすると、プレビュー画面が表示されます。

Excelファイルのプレビュー画面。

【4】スマホで編集するためのファイル変換方法

 スマホでもファイルの閲覧だけでなく編集も可能です。ただし、OfficeファイルをあらかじめGoogleドキュメント形式のファイルに変換しておく必要があります。しかも、スマートフォンではそのファイル変換処理ができません。つまり、スマホで編集するには、PCで変換処理を行っておく必要があるということです。
 そこで、PCを使ってファイル変換する方法をご紹介します。

 ファイル変換はWebブラウザで行います。Webブラウザ「マイドライブ」上の変換したいファイルを右クリックして、「開く」→「Googleドキュメント」を選択すれば、ファイルがGoogleドキュメントで開き、同時にGoogleドキュメント形式のファイルが作成されます。Googleドキュメント形式のファイルは、Webブラウザ「マイドライブ」上で編集します。
 このように、ひとつひとつ「Googleドキュメント形式」へ変換することもできますが、アップロード時に自動変換されるように設定ができます。そうすれば変換の手間が省けます。

 「設定」ボタンをクリックし「アップロード設定」→「アップロードしたファイルをGoogleドキュメント形式に変換」を選択して設定が完了。これでアップロード時に、Office形式のファイルとともに、Googleドキュメント(スプレッドシート)形式のファイルも自動で用意されます。
 ここで設定した自動変換は、Webブラウザ「マイドライブ」からのアップロードでないとできません。PCのGoogleドライブフォルダにファイルをコピーしてアップロードする場合は変換されないので、ご注意ください。

アップロードは画面左上のアップロードボタンから。

 今度は逆に、Googleドキュメント形式のファイルをOfficeファイルに再変換する手順を紹介します。一覧画面で対象ファイルを右クリックし「ダウンロード」を選択。すると、ダウンロード形式が選べます。「Officeファイル」を選択すれば、Officeファイル形式で、PCのダウンロードフォルダに保存されます。

PDF、リッチテキスト(RTF)などのファイル形式も選択可能。

 編集後に保存する際、「上書き保存」ではダウンロードフォルダ内のファイルを更新してしまうので注意して下さい。「名前を付けて保存」でGoogleドライブ内のOfficeファイルを更新しましょう。
 Googleドキュメント形式のファイルをダウンロードしてWordやExcelなどで編集、保存をした場合は、元のGoogleドキュメント形式のファイルへ変更が反映されませんので、こちらも合わせてご注意を。編集結果を反映させるためには、再度Webブラウザからアップロードを行って、新しいGoogleドキュメント形式のファイルを作成する必要があります。

【5】スマホでOfficeファイルを編集

 Googleドキュメント形式のファイルをタップすれば、編集画面が開きます。文字入力やフォントの各種変更、コメントの挿入・削除などの作業が可能です。
 編集内容は自動保存されるので、保存操作の必要はありません。画面左上の「閉じる」をタップして終了です。

文字入力したい箇所をタップすると、キーボードが表示。

文字を入力します。

画面左上の「完了」をタップして終了。

対応フォーマット(拡張子)

 Googleドライブで使用できる主なファイル形式は以下の通りです。

OfficeファイルとOpenOfficeファイルの拡張子対応表

 その他にも、.jpg、.gif、.pngといった画像ファイルや図形描画(.wmf)などのプレビュー表示にも対応しています。詳しくは下記URLで確認することができます。
プレビュー表示可能なファイル
編集が可能なファイル

まとめ

 Googleドライブをスマホで利用する際には、「閲覧のみ」か「編集も含める」かによって最適な環境が変わってきます。閲覧のみならOfficeファイルのまま使った方が、PCで作業する際の手間が少なくて済みます。
 スマホで編集までする際にポイントとなるのが、PCでの編集作業をWebブラウザ上で行うこと。例えば、Googleドキュメント方式の文章をWordで編集して更新するには、「ダウンロード→編集→保存→アップロード」の流れになります。一方、Webブラウザ上で行えば、「編集」のみで済みます。自動的に保存してくれるので、保存の必要さえなく、かつ、アップロードのし忘れも回避できます。アップロードを忘れると、次にスマホで編集する時に、PCでの変更が反映されていません。
 ファイルの種類や公開設定などの条件を絞りこんだうえでキーワード検索ができたり、Google翻訳を使用してドキュメント全体の翻訳ができたりと、Googleならではの高度な検索機能や各種サービスとの連携が魅力の「Googleドライブ」。まだ利用していない人は是非試してみてください。

アプリ基本情報

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Googleドライブ

配信元:Google Inc.

Android価格:無料 / iOS価格:無料

  • バージョン Android:1.2.182.26 / iOS:1.4.0

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